Externer Datenschutzbeauftragter | KI

Sie sind vom Datenschutzaufwand für Ihr Unternehmen genervt?

Sie möchten die hohen Bußgeldrisiken nicht eingehen? Ich unterstütze Sie dabei, die Datenschutzvorgaben sicher umzusetzen.

Ihre Investition in einen Datenschutzbeauftragten kann sich nach einer Studie des CNIL (französische Datenschutzbehörde) mittel- bis langfristig für Sie positiv auszahlen. Als besondere Pluspunkte wurden benannt: Bessere Chancen bei öffentlichen Ausschreibungen, Sanktionsvermeidung, Vermeidung von Datenlecks und Straffung des Datenmanagements. Stärken auch Sie Ihr Image durch Ihr Bekenntnis zu einem verantwortungsvollen Compliance-Einsatz.

Erfahren Sie mehr über meine individuellen Leistungspakete.

Mit der Nichteinhaltung der Regelungen zur DSGVO, dem BDSG und TDDDG sind empfindliche Bußgelder verbunden - wollen Sie dieses Risiko wirklich eingehen? Wenn nicht, dann sollten Sie jetzt aktiv werden. Gerne unterstütze ich Sie bei der Erstellung der vorgeschriebenen Unterlagen und Schulungsmaßnahmen. Wenn Sie es wünschen, stehe ich Ihnen als externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung.

Paket 1: Grunddokumentation

Die Grunddokumentation ist der erste wesentliche Schritt zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben. Sie umfasst folgende Leistungsmerkmale:

• Analyse der aktuellen Datenstrukturen in Ihrer Organisation
• Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten für alle notwendigen Kategorien
• Überprüfung kritischer Vorgänge die ggf. eine sog. Datenschutzfolgenabschätzung erfordern
• Erstellung eines Datenschutzhandbuchs incl. individueller Datenschutzrichtlinien für Ihre Organisation
• Überprüfung der Datenschutzrichtlinien für Ihre Website
• Ableitung und Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs) incl. Soll-Ist-Abgleich
• Analyse zu den Externen Datenverarbeitern und Bereitstellung entsprechender Vertragsmuster sowie deren Nachverfolgung
  • Auftragsdatenverarbeiter
  • Eigenverantwortliche Datenverarbeiter
  • Gemeinsame Verantwortlichkeit
• Erarbeitung diverser Datenschutzerklärungen
  • Offline
  • Online
  • Mitarbeiter / Bewerber
  • Kommunikationskanäle
• Bereitstellung notwendiger Einverständniserklärungen für werbliche Zwecke, Foto- und Filmaufnahmen
• Bereitstellung von Verfahrensmustern für die Informationsabfrage
• Erarbeitung eines Löschkonzepts
• Erstellung notwendiger Betriebsvereinbarungen
• Erstellung der Verschwiegenheitsverpflichtungen für alle Mitarbeiter
• Bereitstellung von Schulungsunterlagen zum Selbststudium der Mitarbeiter
• Erstellung weiterer Dokumente im Rahmen der Grunddokumentation
• Klärung offener Fragen und Maßnahmen

Die Grunddokumentation wird durch einen ausführlichen Beratungsbericht mit konkretem Maßnahmenplan ergänzt, sodass offene Punkte von Ihnen strukturiert abgearbeitet werden können.

Bitte beachten Sie, dass ich keine Rechtsberatung anbiete, die Beratung erfolgt unter strategischen Aspekten und wird in diesem Zusammenhang vom BAFA gefördert.
zu den Fördermöglichkeiten

Paket 2: Überprüfung bestehender Dokumentation

Wenn Sie sich selbst mit der DSGVO beschäftigt haben und eigene Dokumente entwickelt haben, ist ab und an ein prüfender Blick sinnvoll, um etwaige Lücken zu schließen.

Das Leistungspaket 2 orientiert sich an der Gliederung des Leistungspakets 1, dabei werden ordnende und ergänzende Maßnahmen durchgeführt, die im Ergebnis zu einer aktuellen und angemessenen Dokumentation führen.

Die Grunddokumentation wird durch einen ausführlichen Beratungsbericht mit konkretem Maßnahmenplan ergänzt, sodass offene Punkte von Ihnen strukturiert abgearbeitet werden können.

Bitte beachten Sie, dass ich keine Rechtsberatung anbiete, die Beratung erfolgt unter strategischen Aspekten und wird in diesem Zusammenhang vom BAFA gefördert.
zu den Fördermöglichkeiten

Paket 3: Externer Datenschutzbeauftragter (Abo)

Sie möchten sich um Ihr Tagesgeschäft kümmern und das Thema Datenschutz in kompetente Hände delegieren. Damit ich diese Dauerleistung möglichst kostengünstig anbieten kann, ist als Basis das Leistungspaket 1 oder 2 erforderlich. Hierauf aufbauend erhalten Sie im Leistungspaket 3 folgende Leistungen gem. Art. 39 DSGVO:

• Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften der Europäischen Union bzw. ihrer Mitgliedstaaten;
• Überwachung der Einhaltung dieser Verordnung, anderer Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen;
• Kommunikation mit einem Ansprechpartner des Auftraggebers, der die Funktion des internen Datenschutzkoordinators übernimmt, in Bezug auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung, Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und der diesbezüglichen Überprüfungen
• Beratung - auf Anfrage - im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35;
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde;
• Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation gemäß Artikel 36, und gegebenenfalls Beratung zu allen sonstigen Fragen.
• Mitwirkung bei der Erstellung des jährlichen Statusberichts
• Hotline Service für alle Anfragen rund um den Datenschutz. Betroffene Personen können den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß dieser Verordnung im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen.

Das Abo-Paket lässt sich nach Rücksprache um folgende KI-spezifischen Punkte erweiteren:

• Laufende Analyse und Kategorisierung von KI-Systemen nach AI-Act-Risikoklassen (Hochrisiko, GPAI, minimal) mit jährlicher Aktualisierung des KI-Inventars.
• Beratung zu technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs) für KI, inkl. Bias-Überwachung, Logging und menschlicher Aufsicht – abgestimmt auf DSGVO.
• Hotline-Service für KI-Projekte: Prüfung neuer Use-Cases, Freigabeprozesse und Eskalation bei Risiken oder Vorfällen (z. B. Datenlecks in Trainingsdaten).
• Regelmäßige Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitern zu KI-Kompetenzen (Art. 4 AI Act), Dos/Don’ts, ethischem Einsatz und DSGVO-konformer Nutzung (z. B. ChatGPT-ähnliche Tools).
• Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) für KI-Systeme und Integration in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
• Überwachung von Drittanbietern (KI-Plattformen, Cloud-Modelle): Anpassung von AV-Verträgen, Joint-Controller-Abreden und Vendor-Risiko-Assessments.
• Erstellung und Pflege einer unternehmensspezifischen KI-Richtlinie (Governance): Erlaubte Tools, Zwecke, Verantwortlichkeiten, Protokollierung – als Dienstanweisung oder Betriebsvereinbarung.
• Jährlicher Statusbericht erweitert um KI-Compliance: Maßnahmenplan, Risiken, offene Punkte und Empfehlungen zu Updates (z. B. neue AI-Act-Vorgaben).
• Kommunikation mit Aufsichtsbehörden zu KI-Themen und Beratung bei Audits oder Sanktionsrisiken.

Die Leistungserbringung ist auf Anfragen per Telefon und E-Mail beschränkt. Die Pauschale schließt nicht die Erstellung der Grunddokumentation ein. Die Anfertigung von Dokumenten oder anderen Dienstleistungen erfolgt nach Vereinbarung und gesonderter Abrechnung.

Der Datenschutzbeauftragte trägt bei der Erfüllung seiner Aufgaben dem mit den Verarbeitungsvorgängen verbundenen Risiko gebührend Rechnung, wobei er die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung berücksichtigt.

Einmal jährlich erhält der Verantwortliche einen ausführlichen Jahresbericht zu den erbrachten Leistungen.

Paket 4: Spezielle Datenschutzfälle

In der betrieblichen Praxis kommt es ab und an zu Sonderfällen, die es kurz und knackig abzuarbeiten gilt. Der folgende Leistungskatalog soll Ihnen zur Orientierung dienen, fragen Sie einfach fallbezogen an:

• Überprüfung neuer EDV-Vorgänge auf Datenschutzkonformität
• Überprüfung bestehender Websites auf Datenschutzkonformität
• Unterstützung bei der Erstellung von Auskunftsersuchen
• Mitarbeiterschulungen vor Ort
• Unterstützung bei komplexeren Fragestellungen
• weitere Themen auf Anfrage

Über die Beratung erhalten Sie einen ausführlichen Bericht mit konkretem Maßnahmenplan, sodass offene Punkte von Ihnen strukturiert abgearbeitet werden können.

Bitte beachten Sie, dass ich keine Rechtsberatung anbiete, die Beratung erfolgt unter strategischen Aspekten und wird in diesem Zusammenhang vom BAFA gefördert.
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Paket 5: Umsetzung KI-Verordnung (AI Act)

Um den regelgerechten Einstieg in die KI-Welt zu gewährleisten, biete ich Ihnen folgende Leistungen an:

• Analyse der bestehenden und geplanten KI‑Anwendungen im Unternehmen (Einsatzbereiche, Datenquellen, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten).
• Kategorisierung der KI‑Systeme nach Risikoklassen der KI‑Verordnung und grobe Risikoabwägung (z. B. Hochrisiko‑Systeme, begrenztes Risiko).
• Erstellung bzw. Ergänzung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten um KI‑Verarbeitungsvorgänge inkl. Schnittstelle zur DSGVO‑Dokumentation.
• Ableitung und Dokumentation der erforderlichen technisch‑organisatorischen Maßnahmen (TOMs) speziell für KI‑Systeme, inkl. Soll‑Ist‑Abgleich.
• Entwicklung einer unternehmensspezifischen KI‑Richtlinie (Governance): Zuständigkeiten, Freigabeprozesse, zulässige Einsatzzwecke, Umgang mit Trainings- und Testdaten, Protokollierung.
• Integration der KI‑Richtlinie in das bestehende Datenschutzhandbuch und die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens.
• Prüfung des Erfordernisses und Unterstützung bei der Durchführung von Datenschutz‑Folgenabschätzungen (DSFA) für KI‑Einsatzszenarien unter Berücksichtigung der KI‑Verordnung.
• Erstellung bzw. Anpassung von Datenschutzhinweisen (online/offline, Mitarbeiter, Bewerber, Kunden) im Hinblick auf KI‑gestützte Verarbeitungen.
• Erarbeitung von Informationsmustern für Betroffene zum Einsatz von KI (z. B. Transparenzinformationen, Kennzeichnung automatisierter Entscheidungen).
• Unterstützung bei der Gestaltung von Einwilligungen, wenn KI‑gestützte Verarbeitung auf Einwilligung beruht (z. B. Analyse von Nutzerdaten, Profiling).
• Beratung zur datensparsamen und rechtskonformen Nutzung von Trainings-, Validierungs- und Testdaten für KI‑Systeme.
• Bewertung und Dokumentation von Drittanbietern (Cloud‑Dienste, KI‑Plattformen, externe Modelle) im Rahmen von Auftragsverarbeitung, gemeinsamer Verantwortlichkeit oder eigener Verantwortlichkeit.
• Bereitstellung bzw. Anpassung von Vertragsmustern (AV‑Verträge, Joint‑Controller‑Vereinbarungen) für KI‑bezogene Dienste.
• Unterstützung bei der Umsetzung von Transparenz-, Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanforderungen in KI‑Systemen (z. B. Umgang mit Trainingsdaten und Logs).
• Entwicklung eines Lösch- und Aufbewahrungskonzepts für KI‑Trainingsdaten, Modelle und Ausgabedaten, abgestimmt auf bestehende Löschkonzepte.
• Konzeption eines internen KI‑Freigabe- und Eskalationsprozesses (z. B. Prüfung neuer Use‑Cases vor produktivem Einsatz).
• Erstellung einer internen Verfahrensanweisung für den Umgang mit KI‑bezogenen Vorfällen (z. B. Fehlentscheidungen, Datenpannen, unzulässige Trainingsdaten).
• Durchführung praxisnaher Mitarbeiterschulungen zum sicheren und regelkonformen Einsatz von KI, abgestimmt auf die jeweiligen Zielgruppen (Management, Fachbereiche, IT, HR).
• Bereitstellung von Schulungsunterlagen und Leitfäden (Dos & Don’ts, Beispiele typischer KI‑Fehlanwendungen).
• Sensibilisierung der Führungskräfte für Haftungsrisiken, Bußgelder und Reputationsrisiken aus Verstößen gegen KI‑Verordnung und DSGVO.
• Laufende Beratung – auf Anfrage – zu neuen KI‑Projekten, Änderungen der Systeme und regulatorischen Entwicklungen (im Rahmen des Projekts oder in Kombination mit Paket 3).
• Zusammenarbeit mit dem (ggf. bereits bestellten) Datenschutzbeauftragten und, falls erforderlich, Unterstützung bei der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden.
• Erstellung eines abschließenden Beratungsberichts mit Maßnahmenplan zur weiteren Umsetzung und Priorisierung der noch offenen Aufgaben – analog zu den bestehenden Paketen

Die Dokumentation wird durch einen ausführlichen Beratungsbericht mit konkretem Maßnahmenplan ergänzt, sodass offene Punkte von Ihnen strukturiert abgearbeitet werden können. 

Bitte beachten Sie, dass ich keine Rechtsberatung anbiete, die Beratung erfolgt unter strategischen Aspekten und wird in diesem Zusammenhang vom BAFA gefördert.
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